Organiser sa vie grâce aux to-do list

Les to-do list font déjà partie de ma vie depuis très longtemps. Elle m’aident à m’organiser au quotidien (listes de courses, to do du jour/de la semaine).

Dans cet article, je vous partage mes astuces pour faire des to-do list efficaces.

Vous découvrirez comment passer d’une simple liste griffonnée sur le dos d’une enveloppe à une redoutable machine à faire avancer nos petites et nos grandes affaires ?

À quoi sert une to-do-list ?

Une to-do-list sert à ne rien oublier

Une des façons les plus bêtes de ne pas faire quelque chose est tout simplement d’oublier qu’on doit la faire. Que ceux à qui ça n’est jamais arrivé lèvent la main !

Une to-do-list sert à diminuer notre charge mentale

En déléguant à un outil plus efficace la mémorisation de ce que nous avons à faire, nous pouvons délester notre cerveau de cette tâche ingrate afin qu’il puisse exceller dans d’autres domaines.

Une to-do-list sert à choisir ce que l’on va faire

Qu’est-ce que je fais ? (maintenant, aujourd’hui, cette semaine etc.) est probablement LA question centrale de notre vie à laquelle tout système d’organisation tente de répondre. En listant les réponses possibles à cette question, une to-do-list peut nous aider à y apporter une réponse satisfaisante. En effet, une to-do-list ne sert pas à faire nécessairement tout ce que l’on écrit dedans, mais à être satisfait des choses que l’on y aura choisi de faire.

Une to-do-list sert à gérer nos projets / avoir une vue d’ensemble

Un projet, c’est « un truc complexe à faire à moyen/long terme ». Une tâche, c’est « un morceau de projet suffisamment simple pour être mené à bien en moins d’une journée ». Il en résulte qu’une partie importante de la gestion de projet consiste à réduire des projets complexes (faire un gâteau) en listes de sous-projets plus simples (faire la pâte), jusqu’à avoir atteint la granularité de tâches élémentaires (casser un oeuf). Notre to-do-list est aussi l’outil qui présente à nos yeux à un moment donné l’ensemble de cette décomposition de nos projets en tâches.

Une to-do-list sert à nous motiver

En nous donnant la possibilité de réduire de gros projets compliqués (et donc intimidants ouh là là) en éléments de plus en plus simples (et donc ridiculement faciles ha ha ha), une to-do-list bien faite nous aide à nous mettre en route en mettant en échec l’horrible monstre tapi dans le noir qu’est la procrastination.

Une to-do-list sert à diminuer notre stress

Une to-do-list peut nous réduire notre stress de deux façons.

1. En diminuant notre charge mentale de devoir mémoriser tout ce que nous avons à faire dans notre pauvre tête.
2. En nous protégeant de la peur d’oublier quelque chose d’important (qui nous sera rappelé incidemment par un collègue à la machine à café, ruinant ainsi notre pause détente, déjà bien entamée par le goût dudit breuvage)

Avoir une liste de tâches, c’est déjà bien mais c’est loin d’être suffisant.

Lister les tâches.

une to-do liste efficace ne doit pas être surchargée .

Il vaut mieux noter les principales actions, les plus importantes et/ou plus urgentes, plutôt que de dresser une liste exhaustive qui vous découragera très rapidement.

En général, seules les activités de moins de 60 min doivent être listées.

Allouez une durée pour chacune d’entre elles pour faciliter votre organisation

Utilisez des verbes d’action pour qualifier précisément le contenu des tâches

Par exemple « rédiger le compte rendu de la réunion du 20-04- 2017 », « prendre rendez-vous avec le fournisseur x », etc.

Pour la garder organiser je sépare mes tâches en quatre catégories :

Urgent et important – Urgent mais pas important – Pas urgent mais important – Pas urgent et pas important.

Commencez par placer ce qu’il y a dans la liste « Urgent et/ou important » en fonction de dates limites. Pensez aussi à prendre en considération s’il y a un ordre chronologique à respecter. Par exemple, si vous planifiez un grand ménage de printemps, le tri de votre armoire se fera probablement avant de sortir les vêtements d’été.

Pour être le plus efficace possible, rassemblez les tâches qui se ressemblent ou qui vous permettent de rentabiliser votre temps. Regroupez les sorties entre elles pour ne pas avoir à faire plusieurs fois par exemple.

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